14 Yleisintä kevytyrittäjän laskutusvirhettä

14-yleisinta-kevytyrittajan-laskutusvirhetta

Kevytyrittäjän ainoat tehtävät ovat työn suorittaminen ja siitä laskuttaminen. Kassavirtasen laskutuspalvelu huolehtii muusta byrokratiasta kevytyrittäjän puolesta, kuten ilmoituksista tulorekisteriin ja Verohallintoon. Vaikka laskun lähettäminen on yksinkertaista, tulee nämä virheet välttää, jotta saat palkan työstäsi ajoissa.

  1. Laskun unohtaminen

Kevytyrittäjä voi olettaa, että asiakas korvaa automaattisesti työsi lähettämällä rahaa palveluksistasi, jos työstä on tehty esimerkiksi erillinen toimeksiantosopimus. Tämä ei kuitenkaan ole totta, vaan sinun on itse huolehdittava laskutuksestasi ja siitä, että muistat laskuttaa asiakastasi tekemästäsi työstä.

Suosittelemme merkitsemään ylös kalenteriin, koska sinun on luotava lasku asiakkaallesi. Näin laskun luominen ei unohdu.

  1. Laskuttamisen viivästyttäminen

Laskun lähettäminen on hyvä ajoittaa heti projektin alkuun tai heti työn valmistumisen jälkeen, ellei muusta ole asiakkaan kanssa erikseen sovittu. Tällä tavoin nopeutat kassavirtaasi.

  1. Et seuraa maksamattomia laskuja

Vaikka olisit ajoissa laskuttanut asiakkaitasi ja hoitanut kaikki työt moitteetta, voi asiakkaasi yksinkertaisesti unohtaa laskun maksamisen tai lasku on lähtenyt väärään osoitteeseen.

Maksamattomien laskujen seuraaminen on sinun tehtäväsi, ja sinun tehtäväsi on ottaa yhteyttä asiakkaaseen selvittääksesi, onko hän saanut laskua ja koska hän pystyisi sen maksamaan.

Voit myös valita laskuillesi automaattisen maksuvalvonnan, jolloin muistutus- ja perintälaskujen lähettäminen tapahtuu automaattisesti puolestasi. Tämä ei maksa sinulle kevytyrittäjänä mitään. Laskujen maksuvalvonta on päällä automaattisesti, ellet valitse laskulta erikseen ”En halua, että kassavirtanen.fi tarjoaa maksuvalvonnan, maksun muistutukset ja tarvittaessa perinnän.”

  1. Epäselvät ehdot

Jos haluat asiakkaasi maksavan laskun nopeasti, varmista, että ilmoitat selkeästi työn kuvauksen, hinnan ja määrän. Vältä epäselvää kieltä ja kuvauksia. Laskun ollessa sopimuksen mukainen, ja siitä löytyy kaikki sovittu sisältö, maksaa asiakkaasikin sen todennäköisemmin nopeasti, kun epäselvyyksiä laskusta ei synny.

  1. Työstä ei ole tehty toimeksiantosopimusta

Toimeksiantosopimus suojaa molempia osapuolia, ja he ovat samalla sivulla maksuista ja työn sisällöstä.

  1. Laskun lähettäminen väärälle henkilölle tai osastolle

Sopiessasi projektista ja maksuehdoista yhteyshenkilösi kanssa, ei tarkoita, että hän olisi vastuussa myös laskun maksamisesta. Väärän asiakkaan laskuttaminen voi olla kiusallista, epäammattimaista ja katkaista pahimmillaan suhteen asiakkaaseen. Välty tältä varmistamalla ennen laskun lähettämistä, kuka on oikea henkilö, jolle laskun voi lähettää.

  1. Väärät ja puuttuvat tiedot

Väärinkäsitysten estämiseksi tulisi sinun selvittää riittävät tiedot laskuttamiselle.

Muista selvittää asiakkaaltasi seuraavat tiedot laskulle:

  • Maa
  • Tilaajan nimi
  • Yhteyshenkilön nimi
  • Laskun toimitustapa
  • Laskutusosoite (jos käytössäsi on joku muu toimitustapa, kuin sähköposti)

Jos kyseessä on yritys, tarvitset lisäksi seuraavat tiedot:

  • Yrityksen nimi
  • Y-tunnus
  • Yrityksen toivoma viite (jos on)
  1. Selittämätön kulu

Asiakkaasi tuskin ilahtuu yllättävistä kuluista. Yksi pahimmista laskutusvirheistä on lähettää asiakkaalle lasku, joka sisältää ennalta arvaamattomia kuluja. Tämä voi pahimmillaan johtaa epäluottamukseen ja asiakkaan kieltäytymiseen laskun maksusta.

Sinun on kevytyrittäjänä hyvä välttää tämä selvittämällä kulut asiakkaalle jo ennen projektin aloittamista, ja jos lisäkustannuksia on aiheutumassa, kertoa tästä mahdollisuudesta välittömästi jo etukäteen, jotta asiakkaalla on mahdollisuus varautua tähän. Asiakkaalle annetaan mahdollisuus myös näin vaikuttaa työn kustannuksiin, kuten keskeyttää työ lisäkustannusten välttämiseksi tai keskustella kanssasi muista mahdollisuuksista työn loppuun suorittamiseksi.

  1. Turhia viivästysmaksuja

Viivästysmaksut voivat luoda kiireellisyyden tunnetta asiakkaissasi, kun muistutus- ja perintälaskut painostavat maksuun seurauksineen. Varmista aina asiakkaasi kanssa tarkkaan maksuaikataulu etukäteen, ja kerro heille myös laskun eräpäivä, jotta ikäviltä ja yllättäviltä maksumuistutuksilta vältytään.

  1. Laskua ei käytetä markkinointityökaluna

Vaikka laskutuksen päätavoitteena on saada asiakas maksamaan lasku, voidaan sitä käyttää myös markkinointityökaluna, joka jopa lisää tulojasi.

Kun lähetät laskun asiakkaallesi, älä pelkää sisällyttää sen oheen myös muita liitteitä. Voit lähettää asiakkaallesi muun muassa esitteitä, tarkempia kuvauksia/kuvia tekemästäsi työstä tai hinnastoja muista tarjoamistasi palveluista. Voit tarjota myös alennuksia uusista työtilauksista kyseiselle asiakkaalle.

  1. Liian pitkät maksuehdot

Vaikka asiakkaallesi olisi varmasti mukava antaa pitkä aika maksun suorittamiseen, viivästyttää tämä myös korvausten saantia. Jos annat asiakkaallesi esimerkiksi 45 päivää aikaa laskun maksamiseen ja asiakas maksaa sinulle kaksi viikkoa erääntymisen jälkeen, tarkoittaa tämä, että olet odottanut kaksi kuukautta maksun vastaanottamiseen.

Pidä laskujesi maksuaika maksimissaan 30 päivässä tai alle sen, jotta saat maksusi ajoissa. Varmista myös, että toimit kaikkien toimialojesi laskutusstandardien mukaisesti.

  1. Et tiedä asiakkaasi palkanmaksukautta

Asiakkaillasi on omat maksuaikataulut palkkojen ja muiden maksujen suorittamiseen. He saattavat maksaa laskunsa esimerkiksi jokaisen kuukauden ensimmäisenä tai viimeisenä päivänä. Tämä tarkoittaa, että he eivät maksa laskujaan välttämättä päivittäin.

Sinun on hyvä selvittää asiakkaaltasi heidän palkanmaksukautensa, jotta voit synkronoida laskutuksesi siihen sopivaksi. Näin vältytään myös turhilta viivästysmaksuilta.

  1. Et ole joustava

Voit tarjota asiakkaallesi laskujen maksuun myös kuukausilaskutusta tai pilkkoa laskun osiin sen sijaan, että pyytäisit maksua kokonaisuudessaan. Näin asiakkaasi saa lisää aikaa maksaa työstäsi, jos hänellä on esimerkiksi vaikeuksia maksaa koko summa kerralla.

Jos käytössäsi on Kassavirtasen automaattinen maksuvalvonta, tarjoamme asiakkaillesi myös joustavaa maksusuunnitelmaa perintälaskujen maksuun, jos maksuvaikeudet alkavat jälkeenpäin.

  1. Et ymmärrä pikapalkkamahdollisuutta

Tarvitsetko rahaa tilillesi nopeasti? Sinun on hyvä olla tietoinen myös mahdollisuudesta saada rahat tilillesi jo ennen laskun eräpäivää Kassavirtasen pikapalkan avulla.

Voit ottaa laskullesi myös erillisen Pikapalkka -toiminnon, jolloin maksat 2,5% normaalin 2% palvelumaksun lisäksi. Rahoitamme rahat sinulle asiakasyrityksesi puolesta jo ennakkoon, ja me jäämme odottamaan maksua toimeksiantajaltasi.

Tämä mahdollisuus on olemassa, kun asiakkaanasi on yritys, ja asiakkaasi hyväksyy laskun oikeellisuuden meille laskun lähettämisen jälkeen.