Päivitetty 4.4.2024
Kevytyrittäjän ainoana tehtävänä työn suorittaminen lisäksi on työstä laskuttaminen. Kassavirtasen laskutuspalvelu huolehtii muusta byrokratiasta kevytyrittäjän puolesta, kuten tulorekisteri-ilmoituksista ja ilmoituksista Verohallintoon. Vaikka laskun lähettäminen on yksinkertaista, tulee huomioida muutamia asioita, jotta voit saada maksun työstäsi ajallaan.
1. Laskun unohtaminen
Muista lähettää lasku. Asiakas ei voi maksaa palveluksistasi ilman laskua, vaikka työstä olisikin tehty erillinen toimeksiantosopimus. Tehdystä työstä on silti aina lähetettävä lasku erikseen toimeksiantajalle.
Suosittelemme hyödyntämään esimerkiksi kalenterimuistutuksia, milloin sinun on luotava lasku asiakkaallesi. Näin laskun luominen ei unohdu.
2. Laskuttamisen viivästyttäminen
Laskun tulisi aina perustua jo tehtyyn työhön eli projektin alkuun ei laskutusta kannata ajoittaa, ellei tästä ole erikseen sovittu toimeksiantajan kanssa. Laskutus kannattaakin ajoittaa mielellään heti työn valmistumisen jälkeen, jolloin maksun saaminen ei viivästy.
3. Et seuraa maksamattomia laskuja
Vaikka sinä olisit laskuttanut asiakkaitasi ajoissa ja hoitanut kaikki työt moitteetta, voi asiakkaasi yksinkertaisesti unohtaa laskun maksamisen tai lasku on lähtenyt väärään osoitteeseen.
Seuraamalla maksamattomien laskujen tilannetta, saat heti tietää jos laskun maksaminen on viivästynyt. Tällöin voit olla yhteydessä asiakkaaseen selvittääksesi, onko hän saanut laskua ja koska hän pystyisi sen maksamaan.
Kassavirtasessa on myös automaattisen maksuvalvonnan mahdollisuus, jolloin muistutus- ja perintälaskujen lähettäminen tapahtuu automaattisesti puolestasi. Tämä ei maksa sinulle kevytyrittäjänä mitään. Laskujen maksuvalvonta on päällä automaattisesti, ellet valitse laskulta erikseen ”En halua, että kassavirtanen.fi tarjoaa maksuvalvonnan, maksun muistutukset ja tarvittaessa perinnän.”
4. Epäselvät ehdot
Jos haluat asiakkaasi maksavan laskun nopeasti, varmista, että kaikki tarvittavat tiedot työhön ja laskutukseen liittyen on ilmoitettu selkeästi. Vältä epäselvää kieltä ja kuvauksia. Laskun ollessa sopimuksen mukainen, ja kun siitä löytyy kaikki sovittu sisältö, maksaa asiakkaasikin sen todennäköisemmin nopeasti, kun epäselvyyksiä laskutukseen liittyen ei synny.
5. Työstä ei ole tehty toimeksiantosopimusta
Toimeksiantosopimus suojaa molempia osapuolia, ja kaikki ovat samalla sivulla maksuista ja työn sisällöstä.
6. Laskun lähettäminen väärälle henkilölle tai osastolle
Sopiessasi projektista ja maksuehdoista yhteyshenkilösi kanssa, muista myös tarkistaa kuka toimeksiantajan puolelta on vastuussa laskun maksamisesta. Yhteyshenkilö ei välttämättä automaattisesti ole tästä vastuussa. Laskun lähettäminen väärälle asiakkaalle voi olla kiusallista, epäammattimaista ja katkaista pahimmillaan suhteen asiakkaaseen. Välttämällä tällaiset sekaannukset, varmista aina ennen laskun lähettämistä, kuka on oikea henkilö, jolle laskun voi lähettää.
7. Väärät ja puuttuvat tiedot
Väärinkäsitysten estämiseksi sinun tulee selvittää riittävät tiedot laskuttamiselle.
Muista selvittää asiakkaaltasi seuraavat tiedot laskulle:
- Maa
- Tilaajan nimi
- Yhteyshenkilön nimi
- Laskun toimitustapa
- Laskutusosoite (jos käytössäsi on joku muu toimitustapa, kuin sähköposti)
Jos kyseessä on yritys, tarvitset lisäksi seuraavat tiedot:
- Yrityksen nimi
- Y-tunnus
- Yrityksen toivoma viite (jos on)
8. Selittämätön kulu
Asiakkaasi tuskin ilahtuu yllättävistä kuluista. Yksi pahimmista laskutusvirheistä on lähettää asiakkaalle lasku, joka sisältää ennalta arvaamattomia kuluja. Tämä voi pahimmillaan johtaa epäluottamukseen ja asiakkaan kieltäytymiseen laskun maksusta.
Projektiin sisältyvien kulujen selvittäminen asiakkaalle on todella tärkeää jo ennen projektin aloittamista. On myös hyvä mainita etukäteen jos on mahdollista, että työstä voi aiheutua lisäkustannuksia. Tällöin asiakkaalla on mahdollisuus varautua tähän. Esimerkiksi kulukorvaukset voidaan lisätä laskuun vain, jos toimeksiantaja on ne sitoutunut maksamaan. Asiakkaalle annetaan näin myös tilaisuus vaikuttaa työn kustannuksiin, kuten keskeyttää työ lisäkustannusten välttämiseksi tai keskustella kanssasi muista mahdollisuuksista työn loppuun suorittamiseksi.
9. Turhia viivästysmaksuja
Varmista aina asiakkaasi kanssa tarkkaan maksuaikataulu etukäteen, ja kerro heille myös laskun eräpäivä, jotta ikäviltä ja yllättäviltä maksumuistutuksilta vältytään.
10. Laskua ei käytetä markkinointityökaluna
Vaikka laskutuksen päätavoitteena on saada asiakas maksamaan lasku, voidaan sitä käyttää myös markkinointityökaluna, jolloin tulosi voivat jopa lisääntyä.
Kun lähetät laskun asiakkaallesi, älä pelkää sisällyttää sen oheen myös muita liitteitä. Voit lähettää asiakkaallesi muun muassa esitteitä, tarkempia kuvauksia/kuvia tekemästäsi työstä tai hinnastoja muista tarjoamistasi palveluista. Voit tarjota myös alennuksia uusista työtilauksista kyseiselle asiakkaalle.
11. Liian pitkät maksuehdot
Vaikka asiakkaallesi olisi varmasti mukava antaa pitkä aika maksun suorittamiseen, viivästyttää tämä myös korvausten saantia. Jos annat asiakkaallesi esimerkiksi 45 päivää aikaa laskun maksamiseen ja asiakas maksaa sinulle kaksi viikkoa erääntymisen jälkeen, tarkoittaa tämä, että olet odottanut kaksi kuukautta maksun vastaanottamista.
Pidä laskujesi maksuaika maksimissaan 30 päivässä tai alle sen, jotta saat maksusi ajoissa. Varmista myös, että toimit kaikkien toimialojesi laskutusstandardien mukaisesti.
12. Et tiedä asiakkaasi palkanmaksukautta
Asiakkaillasi on omat maksuaikataulut palkkojen ja muiden maksujen suorittamiseen. He saattavat maksaa laskunsa esimerkiksi jokaisen kuukauden ensimmäisenä tai viimeisenä päivänä. Tämä tarkoittaa, että he eivät maksa laskujaan välttämättä päivittäin.
Sinun on hyvä selvittää asiakkaaltasi heidän palkanmaksukautensa, jotta voit synkronoida laskutuksesi siihen sopivaksi. Näin vältytään myös turhilta viivästysmaksuilta.
13. Et ole joustava
Voit tarjota asiakkaallesi laskujen maksuun myös kuukausilaskutusta tai pilkkoa laskun osiin sen sijaan, että pyytäisit maksua kokonaisuudessaan. Näin asiakkaasi saa lisää aikaa maksaa työstäsi, jos hänellä on esimerkiksi vaikeuksia maksaa koko summa kerralla.
Jos käytössäsi on Kassavirtasen automaattinen maksuvalvonta, tarjoamme asiakkaillesi myös joustavaa maksusuunnitelmaa perintälaskujen maksuun, jos maksuvaikeudet alkavat jälkeenpäin.
14. Et ymmärrä pikapalkkamahdollisuutta
Tarvitsetko rahaa tilillesi nopeasti? Sinun on hyvä olla tietoinen myös mahdollisuudesta saada rahat tilillesi jo ennen laskun eräpäivää Kassavirtasen pikapalkan avulla.
Voit ottaa laskullesi erillisen Pikapalkka-toiminnon, jolloin maksat lisäksi 2,5 % normaalin 3 % palvelumaksun päälle. Rahoitamme rahat sinulle asiakasyrityksesi puolesta jo ennakkoon, ja me jäämme odottamaan maksua toimeksiantajaltasi.
Pikapalkan ehtona on, että yritys, jolle lasku on lähetetty, on suomalainen yritys ja sen on oltava vähintään vuoden toiminnassa ollut. Asiakkaasi on myös hyväksyttävä laskun oikeellisuus meille laskun lähettämisen jälkeen, ennen pikapalkan maksuun menemistä.
Oletko kiinnostunut kevytyrittäjyydestä? Lue lisää Kassavirtasen sivuilta. Jos sinulle herää kysyttävää, voit aina olla yhteydessä asiakaspalveluumme. Neuvomme sinua mielellämme!